Office Occupancy

Seiring bertambahnya jumlah karyawan dan perubahan struktur organisasi, kebutuhan penggunaan ruang kerja di setiap gedung menjadi semakin dinamis. Sebelumnya, informasi mengenai penempatan karyawan, ketersediaan workstation, serta pemanfaatan ruang masih dikelola secara manual menggunakan spreadsheet, sehingga proses pembaruan data membutuhkan waktu yang cukup lama dan berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian dengan kondisi di lapangan.

Kondisi tersebut menyulitkan tim General Affairs (GA), Human Resources (HR), maupun IT dalam melakukan perencanaan kapasitas ruang, relokasi karyawan, hingga identifikasi area yang belum dimanfaatkan secara optimal. Selain itu, manajemen juga membutuhkan data yang akurat untuk mendukung keputusan terkait efisiensi penggunaan aset gedung.

Office Occupancy dikembangkan sebagai solusi digital untuk melakukan pemetaan penggunaan ruang kantor secara terpusat. Sistem ini memungkinkan setiap lantai pada seluruh gedung perusahaan dipantau secara visual dan diperbarui secara real-time, sehingga informasi mengenai okupansi ruang selalu akurat, mudah diakses, dan dapat dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan operasional maupun strategis.

Sistem ini dibangun untuk melakukan pencatatan penggunaan space di setiap lantai dari gedung kantor milik Sinarmas Agri. Mapping dilakukan dengan membuat blok blok gambar pemetaan diatas denah setiap lantai, dan harus diperbaharu segera setelah tidak digunakan, misalnya dari divisi IT ada 1 orang yang resign, maka harus segera diperbaharui, sehingga sistem tau bahwa space tersebut tidak digunakan lagi, dan bisa dimanfaatkan untuk yang lain nya.